Policy och rutinbeskrivning

Policy samt rutinbeskrivning för styrelsemedlemmar, aktiva och kontaktpersoner i Svenska Beauceronklubben.

Engagerade i Beauceronklubben har ett ansvar för att en grund läggs till en god föreningskultur där samarbete och gemensamma mål är nyckelorden.

För att vi tillsammans ska kunna verka för och ge information om vår ras måste vi sätta några grundläggande riktlinjer för att vi ska kunna arbeta i en god anda i klubben.

OBS! Policyn är ett levande dokument som kan komma att uppdateras och förändras efter hand. Den är till för att hjälpa och stödja de medlemmar som jobbar aktivt för klubben. Alla åsikter/förbättringsförslag mottages med tacksamhet!

• Verksamma i Beauceronklubben ska ha rasens bästa för sina ögon
  
  
• Alla intresserade ska ges bra service och alla ska behandlas lika vid förfrågningar om rasen
  

 

Regler för div arrangemang och aktiviteter som sker inom klubbens regi.

Det åligger klubben att på ett otvetydigt sätt kunna redovisa alla aktiviteter runt läger, mh, korning, träffar mm.

Alla klubbens medlemmar har lika rätt att deltaga i aktiviteter arrangerade av klubben. Om fler intresserade än antal platser finns ska fastställd prioritering ske enligt nedan, därefter gäller lottning. Information ska i god tid innan aktiviteten tar plats läggas ut på hemsidan och, om möjligt, publiceras i minst ett nummer av DS.

Alla ekonomiska transaktioner ska gå via klubbens PG-konto.

Anmälningsavgifter ska betalas vid anmälan. Anmälningar är bindande och återbetalning av anmälningsavgift sker endast mot uppvisande av sjuk/veterinärintyg.

Ersättning till instruktörer och lärare mm ska betalas ut till angivna kontonummer och alltid redovisas med personuppgifter (för kommande kontrolluppgifter). Om personen i fråga har egen verksamhet ska ersättningen istället utges mot faktura.

Om arrangerande person inte vill/kan lägga ut pengar för diverse inköp ska beräkning av kontantbehov göras för förskottsutbetalning. Alla inköp ska redovisas med giltiga kvitton för att kunna godkännas.

Det åligger kassören att utan fördröjning rapportera aktuell inbetalningstatus till ansvarig person.

Alla aktiviteter som arrangeras inom klubben skall föregås av budget som ska presenteras styrelsen för godkännande.

Ersättning till personer som inte innehar f-skattsedel och som överstiger gällande norm (f.n. 999 kr) ska budgeteras inkl skatter och arbetsgivaravgifter.

De personer som har f-skattsedel är sådana personer som har eget företag och fakturerar. Det skall tydligt framgå att de har f-skattsedel på fakturan.

Då det åligger klubben att betala skatt och arbetsgivaravgifter till skattemyndigheten är de ersättningar som betalas ut som .lön. alltid exkl skatt. Det är viktigt att klargöra det vid engagerande av instruktörer mfl. så alla pratar om samma sak.

Beräkning sker enligt följande modell:

Arvode "lön" * 1,428 = Bruttoarvode (dvs arvode inkl inkomstskatt)

Bruttoarvode * 1,3228 = Bruttoarvode inkl arbetsgivaravgifter (dvs totala kostnaden för klubben inkl skatter och arbg.avgifter).

Information

Officiell och aktuell information som berör klubben och dess arrangemang skall publiceras på klubbens hemsida och i klubbtidningen. Information som publicerats på annat än klubbens hemsida kan klubben inte ta ansvar för eller svara för att informationen är korrekt. Om någon vill göra reklam för något klubben arrangerar på sin egen hemsida bör detta lämpligen göras genom en länk till www.beauceronklubben.com.

Återrapporteringen av aktiviteter arrangerade i klubbens regi ska alltid ske till klubben och publiceras på hemsidan och ev. i DS.

Den person som är ansvarig för arrangemanget ansvarar även för att återrapportering sker. Detta gäller även om uppgiften delegerats.

En förtroendevald som av någon anledning inte kan fullfölja sitt uppdrag måste se till att överlämnandet av uppdraget sker på ett sådant sätt att verksamheten inte störs och så att påbörjade aktiviteter kan fullföljas.

Som aktiv i klubben och i alla sammanhang där man på något sätt representerar klubben, oavsett om det är i en kommitté, som sittande i styrelsen eller som sittande i en rasmonter, är man en officiell person. Detta innebär att man i alla sammanhang måste vara försiktig med vad man gör och säger i det offentliga rummet. Det är rasen som ska marknadsföras, inte enskilda hundar, uppfödare eller andra personer.

Förtroendevalda ska vara objektiva i den mening att hänvisning alltid ska göras till klubbens hemsida angående aktuella valpkullar. Favorisering av vissa kennlar får således inte förekomma.

Det är klubbens skyldighet att tillse att dess medlemmar ska kunna och vilja medverka vid aktiviteter arrangerade av klubben. Alla medlemmar ska ges möjlighet att medverka, ha roligt och känna sig välkomna. Det är av yttersta vikt, och ett absolut krav, att aktiva och förtroendevalda personer inte på något sätt offentligt uppför sig eller uttalar sig på så sätt att detta blir omöjligt.

Prioriteringsordningar

I alla förekommande fall får personer som inte är medlemmar deltaga endast om tomma platser behöver fyllas.

Läger:

• Så många som möjligt ska beredas möjlighet att deltaga dock inom budget. Om begränsat antal platser finns ska medlemmar med Beauceronekipage prioriteras, därefter gäller lottning. Instruktör med annan ras undantages från prioriteringsordningen.

MH, korning:

Vid dessa aktiviteter är det alltid begränsat antal platser. Medlemmar och Beauceronekipage ska prioriteras.

• Alla prioriteringar för MH och MT ska syfta till att gynna aveln. Dvs om en hel kull eller större del av en kull har företräde.
• Vid MH prioriteras hundar som är i behov av MH för tävlande och vid mentaltest prioriteras hundar som riskerar att falla utanför åldersgränsen.
• Om för många ekipage kvarstår efter prioritering tillämpas lottning. Om antalet ekipage är fyra eller färre äger klubben rätt att ställa in aktiviteten och återbetala anmälningsavgifterna.
• Om plats finns för hundar av andra raser ska prioritering göras enligt följande:
  1. Hund av SBK-ras i behov av MH för registrering av avkomma.
  2. Hund i behov av MH för tävlande.
• Om en uppfödare eller annan person vill ordna eget MH eller Korning och själv styra prioriteringsordingen helt, är det tillåtet att låna klubbens arrangörs ID. I dessa fall är det inte nödvändigt att annonsera överhuvudtaget. Klubben betalar dock inte eventuella ekonomiska underskott i dessa fall.

Svenska Beauceronklubben 2011